上一篇我們討論了推薦函找誰寫才有力，等你決定好名單後，下一步就是開始詢問對方幫你寫推薦信的意願。
很多人一開口就是直接問對方”你可以幫我寫推薦函嗎？”，很多被問到的推薦人會因為人情壓力，或是不好意思拒絕只好答應，這樣的話，你可以預期之後寫出來的推薦信大概很制式，無法說服他人。
如何禮貌地詢問推薦人
更好的問法應該是先 跟對方提一下截止的時間，接著再問看看對方在那段期間是否有空能幫你寫推薦信。這樣不但能先告知推薦人信件的截止日期，也讓彼此有個台階下; 如果對方不想幫你寫的話，可以說自己忙不過來，藉著這個理由拒絕。
其實這樣也好，因為你也不想要收到一封不能為你加分的推薦信，況且只要你與對方夠熟、交情夠好，對方很樂意當你的推薦人的話，就算沒有時間也會願意撥時間幫你寫。
連絡推薦人的注意事項
如果你希望外國教授或上司幫你寫推薦信時，你可以說 :
I was hoping that you might know me well enough and have a high regard for my characteristics to write a recommendation letter for me. Please let me know if you are comfortable endorsing my candidacy for XXXXXX (你要申請的學位或職位) .
以上的說法，提到兩個重點：
1. know me well enough ，詢問對方是否覺得他與你夠熟，願意在信裡提到你的為人處事
2. high regard for my characteristics，暗示你希望信裡面是正面的評語
外國人通常都比較直接，雖然勉為其難的答應幫你寫，但如果他覺得跟你不夠熟的話，有些甚至會在推薦信裡寫說，”我跟申請者其實只有共事過很短時間，只能評論那段時間的工作表現，其他的我無從得知，所以無法評論。”
這樣寫的話，這封信幾乎是不會被列如考量了，有寫等於沒寫一樣!
外國人是很直來直往的。他雖然答應了幫你寫推薦信，但是他也要顧及他自己的公信力，所以在推薦信裡只能針對他了解你的部分做評論，這算是公正也很誠實的表現。
但是，如果其他申請者的推薦信都是讚賞申請者的各項表現，只有你的信只提到單一面向就潦草結束，那相比之下就非常吃虧。所以詢問對方寫推薦函的意願時，最好先技巧性的提出以上那兩個重點，以避免這種情形。
在工作的場合與主管及同事天天一起共事，所以比較容易建立起關係，進而較容易開口請求他們寫推薦函。相較之下，教授一年教很多的學生，一個星期才與你相處幾個小時的課，能記得的學生真的不多，要對你特別有印象確實比較困難。
如果你平時沒有與教授們建立起良好的互動，或是成績沒有優秀到能讓教授對你印象深刻的話，也不要覺得氣餒，現在能做的就是禮貌地請教教授出國留學的事宜、與他們聊聊你未來的規畫、請他們分享過去的經驗及詢問他們的意見等等。藉由這個過程與教授保持良好關係，也間接讓老師知道你有出國進修的打算。如果在這過程中教授對你的印象還不錯，有的教授甚至會主動提出願意幫忙。
準備給推薦人的資料
當確定推薦人願意幫你這個忙後，千萬不要就完全仰賴對方，有時候教授、長官事情一多，或同時要寄出好幾個學生的推薦函時，很容易忽略掉一些事項，所以你自己事先準備的越充足，出錯的機率就越少。
記得提供每位推薦人 :
– 履歷表、自傳、成績單供參考
– 推薦信撰寫的格式 (是一張A4? 還是有表格要填入、是否為評分方式的格式 ? )
-申請之學位（碩士、博士…）或完整職位 (企業行號)
– 上傳/寄出的方式 (網址連結或是郵寄的住址還是彌封後交還給你?) 若你需要推薦人直接郵寄，建議你先 準備好貼有郵資的信封，附上收件單位、地址，以節省時間並避免出錯。
– 詢問對方接下來要如何進行、有什麼需要配合
– 之後記得向每位推薦人致謝
你可以事先打聽一下每位教授、上司的行事風格。
有的推薦人會親自花時間為你撰寫，遇到這樣的推薦人，若你提出要先寫草稿給他們，不只有點唐突也有可能會冒犯到對方。相反的，有的推薦人會希望你自己能先擬個草稿讓他們過目，不只節省時間，也能點出你希望推薦人強調的重點。
雖然要自己撰寫自己的推薦信不是件容易的事，不過往正面的角度想，每位教授的學生那麼多，他們不一定記得住你作過的每件豐功偉業，除此之外，在自己寫推薦函的同時，剛好可以藉由這個機會，提醒教授自己的優點、工作態度、過往的佳績，把不容易寫在其他申請文件的事蹟放進去，或是與文件相呼應。這樣可以扎實掌握自己前程的感覺，反而比把重責大任完完全全丟給教授，還要踏實許多。寫完後一定要再拿給推薦人過目，由他們簽名寄出。
如果你需要自己寫推薦函也不要太擔心，照這個方法就可以寫滿一頁了; 請看 : 英文推薦函寫法：教授叫我自己寫Recommendation Letter怎麼辦？
By Evon @ EssayCrafter 求職與留學英文諮詢工作室
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